הבוס יגיד לך "כן" - עצות מעשיות

מאת:	גליה בר שלום, ייעוץ ארגוני * גיוס עובדים * גרפולוגיה *ייעוץ קריירה

חמישה שלבים שיעזרו לך לגרום לבוס/ית שלך לומר "כן" לבקשה שלך.

ערב. אתה יוצא הביתה מהעבודה. אתה נוהג בדרך הביתה והמחשבות לא נותנות לך מנוח. הבוסית שלך היא אדם הגיוני בדרך כלל. לא תמיד אתה מסכים עם מה שהיא מחליטה אבל בסך הכל היא יודעת מה שהיא עושה. לכן, קשה לך להבין למה היא סרבה בתוקף לבקשך: תקציב לקליטת עובדים חדשים.

בצוות שאותו אתה מנהל עומדים להיקלט 5 עובדים חדשים בטווח של חודשיים. האתגר (או הקושי) שלך הינו: קליטת העובדים החדשים בדרך הטובה ביותר, תוך שמירה על עבודת צוות יעילה.

בהתבסס על נסיונם של מנהלים איתם אני עובדת, נסקור 5 נקודות שכדאי להתמקד בהן - לפני הפניה למנהל עם הבקשה הבאה. כמובן שהתהליך מסייע לכל התנהלות מול כל סוגי המנהלים באשר הם.

שלב ראשון - התוכן: מיקוד

ראשית, לפני שפונים למנהל חשוב להגדיר את הבעיה בצורה ממוקדת וברורה ולוודא שהיא אינה מורכבת מדי מכדי לפתור בשיחה מול המנהל. "תפסת מרובה, לא תפסת". הגדר לעצמך: האתגר שלך הוא לגבש את העובדים בדרך הטובה ביותר ובנוסף, ליצור עבודת צוות פורייה. לדוגמא, "יש בעיה עם עובד אחד בצוות" (רחב מידיי ולא ברור) לעומת "עובד אחד בצוות מתנהל בצורה אגרסיבית שפוגעת באנשי הצוות האחרים". כשהאתגר מוגדר בצורה ממוקדת, קל יותר להסכים על דרך הפעולה המיטבית.

נמקד : "תהליך קליטה טוב" באופן כללי מתמקד ל"תהליך הדרכה טוב" לעובדים החדשים בצוות. לפי הערכתך, ההדרכה תשפר בצורה המשמעותית ביותר את תהליך הקליטה שלהם.

שלב שני - המשאבים: כמות ויחס

הקדש זמן לבדיקת המשאבים העומדים בפני המנהל לפני שאתה מגיש בקשה. משאבים אינם רק תקציב כספי. משאבים נוספים הם שטח במשרד, מספר תקנים לעובדים, זמן עבודה וכו'.

פעמים רבות עדיף לצמצם את היקף הבקשה כדי להגדיל את הסיכוי שהמנהל יוכל לאשר את הבקשה שלך. מנהלים נוטים לפסול בקשות הגדולות מיכולת האישור שלהם ורק במקרים בודדים יעלו עוד רמה בארגון כדי להשיג את האישור. לפעמים ניתן להמיר משאב אחד במשאב אחר. בדוגמא שלנו: ידוע לך כי אין תקציב להדרכות חיצוניות בארגון, לכן, המנהלת שלך סירבה לאשר תקציב הדרכות. תוכל להציע למנהלת להתמקד בהדרכות שאותן יעבירו עובדים ותיקים מהצוות. המשאבים הנדרשים: תקציב קטן לתשורה על חונכות טובה, חדרי ישיבות וזמן עבודה מוגדר לתכנון וביצוע החונכות (רוב התקציב למעשה).

שלב שלישי - החלופות: שלילת אפשרויות אחרות

בחן את החלופות בעצמך לפני הדיון. וודא שיש לך השוואה הוגנת בין החלופות והסבר מדוע החלופה שאתה מציע היא הטובה ביותר. העלאת חלופות ודירוגן תגרום בדרך כלל למנהלת להתרשם שעשית עבודה יסודית תוך מקסום האמצעים שברשותך לטיפול בעניין, מה שיגדיל את הסבירות שהמנהלת תהיה נכונה לקבל החלטה במקום ואף תטה לקבל את הצעתך. הערכתה הטובה על גישתך המקצועית והמקיפה תגדיל את האמון ההדדי והיא רווח נקי נוסף לטווח ארוך.

במקרה שלנו, ישנן שתי חלופות: יציאה להדרכה חיצונית (עם היתרון של סביבת הדרכה אופטימאלית) או רק הבאת המדריכים להדריך באתר החברה – לשתיהן עלות ישירה גבוהה יותר.

שלב רביעי - השוואה: לייצר ייחודיות

אחד החששות של מנהלים באישור בקשות הוא יצירת תקדים שינוצל על ידי עובדים נוספים ולכן יחשבו על העלות הכוללת ולא רק על הבעיה הספציפית שאתה מעלה. הסבר משכנע על ייחודיות הבעיה שלך יכול לפתור את הדילמה. אם תוכל להסביר מדוע הבעיה שלך היא חמורה יותר ואו דחופה יותר ואו בעלת השפעה עסקית משמעותית יותר מזו של אחרים בארגון, הסיכויים שהיא תאשר את בקשתך גדלים.

דוגמה לייחודיות: הצוות שלך עומד לקבל מיקוד ארגוני בטווח הקרוב, הפרוייקט החדש של הצוות שלך נותן מענה ללקוח האסטרטגי של הארגון וכו'.

סכם לעצמך: אתה זקוק לתקציב חונכות לותיקים שמשקיעים זמן נוסף לחניכה, לחדרי ישיבות בימי ההדרכות ולסיוע ממחלקת הדרכה בארגון. תוכנית החניכה היא הזולה ביותר מבין החלופות האחרות ואף עשויה לתרום לגיבוש הצוות, לעידוד עובדים ותיקים ולהכרה בכישוריהם. הצוות שלך עומד להיות במיקוד ארגוני ולכן חשוב להשקיע בו כיום. זהו זה, כעת, אתה מוכן לפנות למנהלת שלך. נשאר עוד עניין אחד אחרון:

שלב חמישי - הדרך: אסרטיביות והתמדה

כמה פעמים צריך להזכיר למנהלת על הבקשה שלך? כמה זמן צריך להמתין בין תזכורת אחת לשניה? אין תשובה אחת נכונה, אבל מומלץ לנהוג בדרך אסרטיבית ושקולה. לדאוג שהבקשה שלך לא תתמוסס עם הזמן מצד אחד וגם לא תהפך לנדנוד עבור המנהלת מצד שני. ענייניות, סבלנות והתמדה עוזרים בדרך כלל. חשוב לזכור גם כי לכל מנהל יש דרך חשיבה אופיינית ולהתחשב בה.

לפעמים התהליך של חמשת השלבים נראה מורכב למי שעדיין לא התנסה בו. כמו כל תהליך למידה אחר, ככל שתתנסה בו פעמים רבות יותר, זמן התכנון ילך ויקטן ודרך החשיבה שלך תהיה ממוקדת יותר ותוך השקעת אנרגיה הולכת וקטנה.

העלאת שכר? חופשה מיוחדת? גם כאן, אותם חמישה שלבים יכולים לעזור לך.

מאמר זה התפרסם לראשונה באתר YNET במדור קריירה, בתאריך: 28.07.11.

בחזרה לנושא ניהול

מעבר לנושא מיומנויות ניהול

מעבר לנושא ייעוץ קריירה