הרצאות - טיפים למארגנים

מאת:	גליה בר שלום, ייעוץ ארגוני * גיוס עובדים * גרפולוגיה *ייעוץ קריירה

מחפשת מרצה מוכשר? מארגן ארוע בחברה? מעוניין בסדנאות חוויתיות לעובדים?

הרצאה או סדנא בארגון - מה צריך לבדוק?

שלב א': רשמו לפניכם מהי מטרת הארוע?

האם מטרת הארוע היא לימודית או מקצועית למול מטרת העשרה, יציאה משגרה או גיבוש?

הגדרת המטרה הוא החלק החשוב ביותר בבנית הארוע והוא מכתיב נתונים אחרים בבנית הארוע.

שלב ב': התמקדות בנושאים השונים.

1. המטרה – בחירת המסלול : לימודית / מקצועית או העשרה / חווייה / גיבוש

2. קהל היעד: קבוצת עובדים, קבוצת חברים, קבוצה ללא הכרות קודמת וכו'

3. משך הזמן: שעה, שעתיים, חצי יום או יום עבודה מלא.

4. שעות הפעילות: בוקר, ערב, כל היום.

5. מיקום הארוע: חדר ישיבות, כיתת לימוד, אולם, בחוץ (Outdoors) וכו'

6. נושא ההרצאה: ________________

7. מיקום בארץ: _____________

8. וכמובן, תקציב- מהו התקציב שעומד לרשותך? ______________

שלב ג': השלמת התוכנית וכמה טיפים

** הרקע של המרצה – חשוב לוודא שהתחום שבחרתם הוא תחום ההתמחות של המרצה ושהוא/היא מתאים/ה לקהל היעד שלך.

** בבנית התקציב חשוב לקחת בחשבון את עלות המרצה, המקום, המזון, עזרים – אם צריך, פרסים למנצחים – אם צריך וגם חשוב לבדוק מראש אם המע"מ כלול.

** לוח זמנים – כדאי להכין תוכנית מדוייקת של לוח הזמנים של הארוע וחשוב להשאיר מקום לשינויים של הרגע האחרון.

** האם כדאי לחתום על חוזה עם המרצה? חוזים נחתמים בדרך כלל בארגון של כנסים או ארועים שעלות הביטול שלהם הוא ניכר במיוחד. הנושא לשיקולכם.

** גיבוי למרצה – כדאי לשאול את עצמך, מה יקרה אם המרצה לא יכול להגיע ברגע האחרון (מחלה וכו')?

** מזון – אם החלטתם שצריך כיבוד, לא לשכוח את רמת הכשרות המתאימה למשתתפים וכדאי להתחשב במשתתפים שלא יכולים לאכול ממזון מסויים כמו מוצרי חלב, גלוטן וכו'.

** דרך הגעה למקום – חשוב לוודא שכל המשתתפים יודעים כיצד להגיע. לפעמים כדאי ליצור שיתופי פעולה בנושא. לא לשכוח כי דרך ההגעה היא חלק מההנאה של המשתתפים בארוע.

מהו ההבדל בין הרצאה לסדנא?

הרצאה – מרצה אחד שעומד מול קבוצה של אנשים ומדבר. בדרך כלל חד שיח עם שאלות מהקהל.

סדנא – הקהל משתתף בתהליך בצורה פעילה. בדרך כלל רב שיח מונחה.

מהו ההבדל בין סדנא לפיתוח צוותי לבין ערב גיבוש צוותי?

בסדנא לפיתוח ארגוני מתמקדים במטרות הארגון ובתפקוד הצוות. המטרה היא לשפר את תפקוד הצוות על ידי מיקוד ביחסים ביניהם, בתקשורת, בקידום מטרות משותפות וכו'.

מטרתו של גיבוש צוותי הוא הכרות ויצירת אינטימיות צוותית מקרבת. הגיבוש מושג בדרך כלל ע"י בנית פתיחות, חוויה נעימה ומשותפת וכו'.

אפשר לשלב גיבוש צוותי עם תוכנית הפיתוח ארגוני

הרצאות לימודיות -- גיבוש עובדים בעלי ערך מקצועי -- ערבי חברה -- ימי הערכות -- חגים ומועדים -- ערב צוות חוויתי -- סדנאות לגיבוש עובדים -- סדנאות פיתוח.

____________________