טיפים לייעול הזמן לבעלי עסק

כל בעל עסק מעוניין להצליח ולכן הוא עסוק לאורך כל היום באין ספור משימות. אך לא אחת כאשר מגיע סוף היום, הם נוכחים לדעת שהיו כמה משימות חשובות מאד שהם לא ביצעו אותן, וזאת כיוון שהם היו עסוקים במשימות חשובות פחות, אשר גזלו מהם זמן יקר.

המצב הזה הוא די מסתכל ועלול לגרום גם לנזקים ולכן עם השנים מנהלים רבים חיפשו ומצאו דרכים שונות כדי לנהל נכון את זמנם ביום יום. ברוב המקרים לקח להם זמן להסתגל למציאות החדשה, אך עם הזמן הם הגיעו למסקנה שהשינוי הזה היה הכרחי, ויצר את תוואי הדרך הנכון לניהול העסק.

טיפים שיפנו לכם זמן לעסוק במשימות ניהוליות שהן אקוטיות:

הכינו רשימה יומית של המשימות שיש לכם לבצע, חשוב לעבור על כל המיילים ועל כל ההודעות, כיוון שהלקוחות שולחים משימות בדרכים שונות. חשוב לא לפספס אף מטלה כדי לא ליצור אי נעימויות מול הלקוחות כאשר עבודה מסוימת לא תבוצע עקב חוסר סדר.
סווגו את המשימות ברמת ביצוע קריטית, שלא כדאי לדחות אותן אלא לבצע אותן באופן מהיר. אתם מכירים את צורת ההתנהלות של כל אחד מהלקוחות שלכם ולכן נסו לחשוב בכובע שלהם וכך תדעו באיזו עדיפות לדרג משימה זו או אחרת.
נטרלו הסחות דעת, הקצו זמן ספציפי לשיחות טלפון שקבעתם לבצע עם אדם מסוים, בצעו השתקה של הודעות וואטסאפ לגורמים שהם לא אקוטיים ועברו רק על ההודעות שהן חשובות ביותר. שימו לב למועדים שבהם קבעתם שיחת זום כדי שתהיו ערוכים אליה כיאות. לעיתים יש לתחום ביומן חצי שעה לפני פגישה זו כדי להיות מוכנים למפגש, לרענן את הזיכרון על מה שהיה בפגישה הקודמת ולרשום רעיונות יצירתיים ומקוריים למפגש הקרוב.
מומלץ להיעזר בשירות ייעודי אשר מקבל עבורכם את ההודעות דרך חברת קול סנטר לעסקים. וכן גם במגוון שירותים לעסקים אשר מייעלים את העבודה השוטפת וחוסכים זמן וכסף. כיוון שהנציגים האדיבים של חברה זו משוחחים עם כל אחד מהלקוחות במלוא הסבלנות, אתם תקבלו את ההודעות באופן מרוכז ומתומצת ותקדישו לאחר מכן זמן כדי לטפל בכל אחת מההודעות. זאת לעומת המצבים שבו אתם קורסים עקב ריבוי של שיחות טלפון נכנסות. כל שיחה אורכת זמן כיוון שללקוח יש שאלות רבות ובסופו של דבר נוצר מצב שהמנהל לא ביצע פעולות חשובות מאד עקב הזמן הארוך של השיחות האלו. העובדים במוקד שירותים לעסקים נבחרים בקפידה ועוברים הדרכות ממוקדות בתחומי העיסוק של כל חברה שמקבלת שירותים במוקד. לכן הם מסוגלים להעניק ללקוחות את מלוא התשובות הנדרשות וכך הם חוסכים למנהל, זמן יקר מאד.

ניתן להיעזר גם במיקור חוץ של משאבי אנוש אם יש צורך בגיוס עובדים נוספים לעסק, כדי שיורידו מהמנהלים חלק מהנטל וכך הם יבצעו רק את המשימות החשובות ביותר שאדם מיומן כמוהם מסוגל לבצע אותן על הצד הטוב ביותר ולשביעות רצונם של הלקוחות. עובדי מיקור חוץ משאבי אנוש הם יעילים מאד, בעלי יכולת לטפל בכל בקשה של הלקוח ולכן שירות זה מתאים לעסק בכל סדר גודל, הן עסק קטן והן חברה גדולה. מעבר לכך השימוש באמצעים טכנולוגיים חדשניים מאפשר למנהלי המוקד לבצע מעקב אחר השיחות ולהפיק דוחות רלוונטיים. בדרך זו אפשר להסיק מסקנות על יעילות השירות ועל הרמה שלו. בבדיקה רוחבית אפשר לראות לאחר בקרה פנים ארגונית שהעבודה מתבצעת באופן מושלם כך שהמנהל נהנה מכל העולמות. הוא מבצע את המשימות החשובות ואנשי המוקד מטפלים כראוי בלקוחות השונים. מעבר לכך שירות זה הוא גם זול יותר מאשר להעסיק עובדים נוספים במשרד לאור יחסי עובד ומעביד וגובהו של השכר, שיצריכו תשלומים גבוהים בכל חודש.